Was eine E-Rechnung ist
- Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein PDF ist keine E-Rechnung.
- Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in einem Profil nach dieser Norm, oder interoperabel vereinbart sein (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).
- Die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Die Fristen
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen annehmen können; der Zustimmung des Empfängers bedarf es dafür nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
- Ausstellen 2025 und 2026: Papier und andere elektronische Formate wie PDF sind noch erlaubt, für andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
- Ausstellen 2027: Papier und PDF nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG), oder per EDI (Nr. 3).
- Ab 1. Januar 2028: Rechnungen an inländische Unternehmer nur noch als E-Rechnung.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen immer als Papier oder PDF gestellt werden (§ 33 Satz 4 UStDV).
- Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als Papier oder PDF stellen (§ 34a Satz 4 UStDV).
- Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine Rechnungspflicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG).
Rechtsgrundlagen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG: Übergangsvorschriften (Abs. 38)
- § 33 UStDV: Kleinbetragsrechnungen
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Verbindlich entscheiden Gewerbeamt und Finanzamt.